NUMÉRISATION DES FACTURES ET AUTRES PIÈCES JUSTIFICATIVES : SOUS QUELLES CONDITIONS ?

Si le droit fiscal avait clairement reconnu la possibilité de présenter des factures ou autres pièces justificatives numérisées lors de contrôle de l’administration, il n’en n’était rien pour le droit social.

Suite à la loi de financement de la sécurité sociale pour 2019, les documents établis ou reçus sur support papier peuvent également être conservés sur support informatique mais la fixation des modalités de numérisation nécessitait l’intervention d’un arrêté.

C’est chose faite avec un arrêté du 23 mai 2019 entrant en vigueur le 1er juillet 2019 renvoyant aux modalités prévues à l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF).

Concrètement, tout en s’alignant sur les règles applicables en droit fiscal, la réglementation sociale affirme la possibilité de reconnaître des documents ou pièces justificatives (factures, notes de frais, …) numérisés, notamment lors de contrôles URSSAF.

Dans ce cadre, les factures établies ou reçues sur support papier doivent être conservées, soit sur support papier, soit sur support informatique pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies (attention en droit commercial, l’obligation de conservation  des documents comptable est de 10 ans).

Cela étant, les modalités de numérisation des factures papier doivent répondre à des conditions strictes.

En effet, la numérisation doit permettre la reproduction à l’identique de la facture et le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu, y compris s’agissant des couleurs.

Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits et, en cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

Par ailleurs, afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et est assorti :

-soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

-soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ;

-soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

Chaque fichier doit être horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Il est impératif de respecter scrupuleusement les conditions de numérisation énoncées ci-avant, car en cas de non-respect, la société sera dans l’obligation de présenter le document original sous format papier.

A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Les services fiscaux seraient également en droit de remettre en cause le droit à déduction de la TVA afférente aux factures numérisées « non-conformes », à moins une nouvelle fois que la facture originale papier puisse être présentée.

Enfin, il est rappelé aux entreprises que les opérations d’archivage numérique doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Il s’agit pour l’entreprise de mettre en place des procédures de contrôle tout au long du process de facturation, dès la création de la fiche client / fournisseur jusqu’à l’alimentation des déclarations fiscales, en passant par le traitement comptable des paiements reçus / effectués.

Ces process de facturation et les contrôles qui s’y rapportent doivent être documentés et rassemblés au sein d’un document central : la documentation de la piste d’audit fiable (PAF).

La PAF est une obligation fiscale qui incombe à toutes les sociétés depuis 2014 à moins que les sociétés procèdent à l’envoi de leur facture en EDI ou par signature électronique niveau 2*RGS  (l’envoi de factures par mail ou courrier exige donc l’établissement de la PAF).

L’Administration fiscale a précisé qu’il appartient à chaque entreprise de déterminer, en fonction de sa propre organisation (taille de l’entreprise, volumétrie de factures émises et reçues,…), les contrôles à mettre en place.

Depuis quelques mois, nous avons connaissance de nombreux contrôles fiscaux  au cours desquels l’Administration demande et contrôle ce document interne obligatoire.