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Par Candice DUBOIS, Juriste-Fiscaliste au cabinet Fidal
25 Mars 2019

Le fichier des écritures comptables (FEC)

une obligation essentielle pourtant méconnue par les associations

Aujourd’hui les contrôles de comptabilité se multiplient alors que les associations connaissent souvent mal les modalités de réalisation de ces contrôles.

A cet égard, il est essentiel d’insister sur le fait que, depuis le 1 janvier 2014, la comptabilité doit être présentée de manière dématérialisée en cas de vérification de comptabilité. 

Le fichier des écritures comptables, dit « FEC », correspond à la norme fixant le format et le contenu obligatoire de présentation de la comptabilité dématérialisée.

De nombreuses structures ignorent encore aujourd’hui l’obligation de présenter un FEC ou sont dans l’incapacité d’en générer un, notamment quand le système d’informations a été développé en interne ou quand les logiciels utilisés sont obsolètes. Pourtant les sanctions applicables en cas de non présentation d’un FEC conforme sont particulièrement lourdes.

Parmi ces structures figurent celles du secteur non marchand qui sont soumises à l’obligation de présenter un FEC dès lors qu’elles exercent une activité lucrative, même accessoire à leur activité principale, et que cette activité soit ou non sectorisée (par choix ou par ignorance).

Or, La baisse des subventions publiques conduit les associations (et autres organismes sans but lucratif) à développer des activités lucratives accessoires liées à la volonté de pour « rentabiliser » des installations ou des moyens ; ceci, par la réalisation de prestations ou par la prise de participations dans des filiales, ou encore par des coopérations entre organismes.

L’ensemble de ces activités amènent ces organismes à identifier un secteur lucratif. A défaut, c’est l’ensemble de leurs activités qui pourraient devenir lucratives et ils se trouveraient en situation de risque majeur…

Un audit détaillé du mode de fonctionnement, des statuts et des activités permettra de conclure de manière sécurisée à l’existence ou non d’activités lucratives et d’en définir le périmètre exact.

Pour mémoire, l’Administration dispose d’un délai de dix années pour contrôler ce qu’elle qualifie d’occultes (activités lucratives non déclarées) et que les rectifications sont assorties de sanctions fiscales particulièrement pénalisantes…

Actions : 

1/Auditer les activités de la structure pour détecter les activités potentiellement lucratives

2/Faire le point sur sa capacité à générer un FEC conforme aux attentes des services fiscaux